来源:站酷 作者:Tommy子言
小王下午在做公司介绍PPT的时候，同事过来说：“我们开会讨论一下给客户的提案吧。”小王看看PPT，觉得可以开完会再做，就去开会了。等开完会，重新打开PPT的时候，就在回想：刚才做到哪里了?
想到一半，这个时候领导打电话：“给我准备几份公司材料的复印件。”小王赶紧就跑去复印机那里，给领导复印资料。
这样忙忙碌碌，等到下班的时候PPT还没有做完。只好等别人下班之后，自己加班工作。
案例二：“高效完成导向型”的小李
小李学习过时间管理，在下午做公司介绍PPT的时候，同事说：“我们待会儿开会讨论一下客户提案吧。”
小李说：“这个方案今天下午一定要提交，我大约还要1个小时才能完成。现在2点，我们3点开会，好吗?你可以把要讨论的议题和建议列出来，到时候我们节约讨论时间”。大多数会议都没有紧急到1个小时都不能协调，同事也就同意了。
小李继续做PPT，这个时候领导打电话：“给我准备几份公司材料的复印件。”小李问：“什么时候要?”领导说：“明天我见客户要带着。”小李说：“好的，我下班前给您送过去。”然后在待办事项上记录下这个任务，继续做PPT。
3点钟，小李的PPT基本做完，还差一点收尾。他记下要收尾的内容计划，，然后去开会，开完会顺便给领导复印了资料。离下班还有半小时，他完成了PPT最后的收尾工作。
看完两个案例，你有什么感受呢?如果对号入座，你是他们之间的哪一个?
好了，现在我们来说说如何管理时间。
一、为什么要管理时间?
现在市面上关于时间管理的工具和方法都特别多，任务四象限法、番茄工作法等等都是比较常见的方法，只要你想学，几乎有各种书籍、工具和App可以帮助你。可是，学好这些就真的掌握时间管理了吗?
对时间管理感兴趣的人，通常有这样一个特点：感觉自己忙不过来!当初我学习时间管理就是这个原因。两三年前，我创业后事情越来越多，压力也越来越大。尤其是在我开始做教育工作之后，我明显地感觉到时间不够用，迫切想要学习时间管理，解放自己。
所以，时间管理中能够帮助自己更高效完成工作的方法，就成为了我们最喜欢的工具。
可是在对时间管理有了更深刻了解之后，我认为，时间管理的能力核心不取决于你掌握的方法数量，而在于你的认知深度。也就是说：真正的时间管理是认知管理。
回到上面的两个案例，小王、小李对于“时间管理”的认知有着明显的差异，这就是导致他们的工作效率、工作成效出现明显区别。
二、时间本身是无法被管理的
时间最公平的原因在于，一天24小时，不会因为你的管理变成25小时。但是，如何度过时间却是可以管理的。也就是说，时间管理的本质是一种资源分配的能力——你的注意力、影响力和精力的投资过程。
第一个案例中的小王，是没有运用时间管理的人，工作的基本状态是“新任务导向型”。他们判断任务的优先级是以是否是新发生的事件为标准。新加入的任务天然地排到优先处理的位置。采取这样的工作方法，会由于手头的工作不断被打断而造成低效，由此导致的加班熬夜带来的心理和身体负担又会进一步降低效率。
第二个案例中的小李，是学过时间管理的人，工作的状态进入“高效完成导向”。小李在用整块时间完成大任务的时候，进一步提高效率。他能把安排的任务快速地完成，成为公司的业务能手。
三、有预见性地利用时间
现在再看看，案例三：“价值创造导向型”的小张
小张在下午工作开始时，没有直接做具体的工作，而是先花了15分钟时间思考这些事情：
1、这个阶段公司的任务重点是什么，它和公司未来战略的关系是什么?
2、这些目标和我自己的关系是什么?在这个过程中，我如何帮助公司业务的发展?
想完上述内容，小张开始审视眼前纸上记录的任务：领导让做一个公司介绍的PPT。从这个任务入手，小张想：这个PPT做好后要解决什么问题呢?会在什么场景使用呢?考虑到公司现在的业务情况，手头的工作能给公司业务发展帮上忙吗?如果不知道能帮上什么忙，就想办法弄明白。如果觉得能够给公司发展帮上忙，那么想想，怎么样能做得更好?
梳理完这些任务后，小张列了一个新的任务清单：
(1)和领导沟通现阶段公司业务情况，询问现在做的PPT是否会用到客户提案里。
(2)如果需要，询问相关人员了解情况，提供建议支持。
(3)确定任务目标后，开展PPT设计工作。
然后小张就去问领导。领导说：“我明天会去见客户，也要提交公司的相关资料，如果有一个公司最新情况介绍的PPT就好了。”小张说：“好，那我给您准备一下相关资料，并且以此为基础再完善补充一些公司最新情况的内容，做一个新的公司介绍PPT吧。”
不久后，同事过来说：“我们待会儿开会讨论一下客户提案吧。”小张说：“好的，不过刚才领导说明天他会去拜会一下客户。我在想，我们现在的提案还没和客户沟通过，不了解客户想法。如果明天能够多了解些客户对这些提案的想法，我们在确定具体提案时就更有针对性了。所以，今天我们是不是把提案可能的核心思路先列出来，看看这些建议里有哪些情况需要和客户核实的。我们整理一个清单，让领导明天见客户的时候沟通一下。有了这些信息，我们提案的成功率就高多了。”同事也觉得很有道理，就去给领导打电话，安排梳理这个清单了。
小张花了2个小时整理完公司新情况介绍的PPT和复印材料，离下班还有1个小时。他便构想：明天领导去见客户有几种可能结果呢?其中，最可能的结果发生后，会有哪些工作要开展，提前看看这个工作开展需要做什么安排。最糟糕的情况是什么?万一发生了，应对策略是什么?
在这个阶段，小张的工作就不仅仅是完成任务了，他理解到了工作的本质是：创造价值。工作任务也是为创造价值服务的。
案例三中的小张不仅学过时间管理，而且对时间管理的认知更为深刻，他的工作状态进入“价值创造导向”。他的工作效能是最高的，而且他的工作具有预见性。
四、如何提升时间管理的效率
所以我认为，时间管理能力的高低，实际上是认知深度的体现。认知决定行动，行动决定结果，结果决定效能。
用一个公式来表示效能：效能=成就/时间。
也就是说，我们的成就大小基本不取决于成就数量，而是取决于成就质量，或者说成就峰值。如果你是一个设计师，但没有做成一套具有代表性的作品，那么哪怕你设计了一万个图，也不会让人记住。
所以，如果把时间管理看作是提升效能的过程的话，那么提升途径有两条：增加成就和减少时间。
让我们把效能=成就/时间这个公式再细化一下：
1、成就=目标×热情
我们的成就取决于我们追求的目标和投入的热情。目标是做设计总监的人，永远比只想做个安稳的设计师的人做得好就是这个道理。也就是说，从成就的角度看，我们的认知高度决定了我们的成就高度。
2、时间=方法×精力
我们完成任务所用的时间取决于我们的工作方法和身体的精力。从任务完成所需时间的角度看，在体能相同的情况下，我们的技能熟练度决定了我们任务时间长度。因此，我们可以把之前的公式调整为：效能=认知深度/技能熟练度
因此我们就可以清晰地看到：很多人对时间管理的认知停留在技能层面，忽略了认知的深度。技能的提升，总是有上限的，你不可能1秒钟完成复杂思考工作，但是认知的深度却几乎无上限!
后记
乔布斯有一句名言：人这一辈子没法做太多的事情，所以每一件事情都要做得精彩绝伦。你看乔布斯回归苹果后，第一件事情就是大规模地砍掉不必要的产品，一年只推出一款手机。既然时间有限，那我就只专注把最重要的事情做好，那些很重要的任务也一律放弃。我是种梦人TOMMY，我正为此而努力。种梦人，加油!!
